Este artigo trata da possibilidade de se criar um ambiente de governança onde normas, políticas e procedimentos são usadas de maneira mais efetiva.
Qualquer auditor sabe muito bem que a existência de normas, políticas e procedimentos, bem como fluxos operacionais (documentos que descrevem o funcionamento das operações da empresa, identificando controles e processos chaves), contribuem em muito para redução de risco.
Apesar disso, não é incomum um apontamento reincidente em seus relatórios, demonstrando que esses normativos estão desatualizados, não representam mais a realidade adequadamente e que devem sofrer melhorias. São nessas ocasiões que, imbuídos de verdadeiro espírito de melhoria, os executivos responsáveis pelas áreas objeto de crítica, promovem verdadeiras “faxinas”, muitas vezes contratando consultores e terceiros para “colocar a casa em ordem”. Os funcionários são instados a realizar muitas horas extras e, após um grande esforço, ao final obtém-se uma documentação adequada e atualizada dos processos.
O problema é que já, no dia seguinte ao arquivamento ou publicação das novas versões normativas documentais, elas começam a caducar novamente. Isso é óbvio, pois a empresa é um órgão em constante desenvolvimento, mudança, aperfeiçoamento. Aliás, se assim não o for, corre sério risco de desaparecer ou ser engolida pela concorrência.
O problema que se coloca então é como não desperdiçar tamanho investimento? Como não deixar tudo ali caducando, de maneira que os mesmos problemas de desatualização sejam apontados pela auditoria, no seu próximo ciclo de trabalho? Aliás, órgãos de supervisão e controle, como o Banco Central ou a CVM também se valem desses normativos em suas inspeções. Idealmente, os funcionários deveriam utilizar tais documentos comumente em suas atividades diárias, como fonte de consultas, eliminação de dúvidas ou mesmo treinamento de novos funcionários.
A questão parece insolúvel e fadada à repetição, mas na realidade não é. Através de alguns mecanismos relativamente simples envolvendo governança documental e processual, pode-se criar mecanismos praticamente “automáticos” de atualização e utilização habitual desse arcabouço documental.
É também fato que não se faz necessário o investimento pesado em sistemas de controle ou mesmo contratações de pessoal extra para tais funções. Pequenos ajustes de rota e de hábitos, assim como reposicionamentos funcionais, podem gerar efeitos poderosos. Uma vez que isso esteja resolvido, os ganhos não se limitarão à existência de normativos atualizados para satisfazer auditores e reguladores, mas serão muito maiores, uma vez que esse novo ambiente criará condições muito favoráveis a uma maior transparência, qualidade e controle dos processos da empresa, culminando na sempre desejada redução de riscos.
